วิธีการสร้างสารบัญด้วยการทำเครื่องหมายข้อความใน Word

หนึ่งในคุณลักษณะทั่วไปของเอกสารที่สมบูรณ์แบบ คือ สารบัญ (TOC) Microsoft Word ทำให้การสร้าง TOC ง่ายขึ้นด้วยการมอบตัวเลือกของการสร้าง TOC โดยไม่ต้องใช้ลักษณะ และช่วยให้คุณสามารถทำเครื่องหมายที่คำคำเดียวหรือกลุ่มคำในส่วนเนื้อหาใดๆ และใส่ข้อมูลนั้นลงใน TOC ได้

สามารถสร้าง TOC ได้โดยใช้คุณลักษณะ "การเน้นข้อความนำหน้า" เพื่อนำลักษณะหัวเรื่องไปใช้กับข้อความนำหน้าใดๆ (คำแรกหรือคำที่ปรากฏอยู่ในย่อหน้าหรือประโยค) ด้วยการใช้คุณลักษณะ "การเน้นข้อความนำหน้า" คุณสามารถสร้างย่อหน้าที่ส่วนแรกของย่อหน้าซึ่งได้รับการจัดรูปแบบด้วย ลักษณะหัวเรื่องและปรากฏอยู่ใน TOC แต่ส่วนที่เหลือในย่อหน้าจะเป็นข้อความทั่วไปและจะไม่ปรากฏอยู่ใน TOC บทความนี้จะอธิบายวิธีการใช้คุณลักษณะใหม่นี้เพื่อสร้าง TOC

สร้างสารบัญ

ใน Word คุณสามารถสร้าง TOC ตามส่วนของข้อความในย่อหน้าได้โดยไม่ต้องใส่ทั้งย่อหน้า คุณสามารถทำเครื่องหมายที่ข้อความด้วยการใช้คุณลักษณะ "การเน้นข้อความนำหน้า" กับลักษณะหัวเรื่องเพื่อรวมข้อความไว้ใน TOC

เมื่อต้องการแทรกสารบัญ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เริ่มต้น Word แล้วเปิดเอกสารของคุณ
2. คลิกเลือกย่อหน้าว่างที่คุณต้องการจะแทรก TOC
3. บนเมนู แทรก ชี้ไปที่ อ้างอิง แล้วคลิก ดัชนีและตาราง
   
   หมายเหตุ ใน Microsoft Office Word 2007 ให้คลิกที่ สารบัญ ในกลุ่ม สารบัญ ที่อยู่บนแท็บ อ้างอิง จากนั้น ให้คลิก แทรกสารบัญ
4. คลิกที่แท็บ สารบัญ แล้วคลิก แสดงแถบเครื่องมือเค้าร่าง
   
   หมายเหตุ ใน Word 2007 ให้ข้ามขั้นตอนนี้
5. ในกล่องโต้ตอบ ดัชนีและตาราง ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการจะนำไปใช้กับ TOC ของคุณ แล้วคลิก ตกลง
   
   หมายเหตุ ใน Word 2007 ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการจะนำไปใช้กับ TOC ในกล่องโต้ตอบ สารบัญ แล้วคลิก ตกลง

หมายเหตุ หากไม่ได้ทำเครื่องหมายข้อความในเอกสารของคุณเพื่อให้รวมไว้ใน TOC คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดต่อไปนี้ในเอกสารแทนที่จะเป็น TOC:

ข้อผิดพลาด! ไม่พบรายการสารบัญ

ทำเครื่องหมายข้อความที่จะใส่ไว้ในสารบัญ

ขั้นตอนต่อไปคือการทำเครื่องหมายข้อความที่คุณต้องการจะรวมไว้ใน TOC ด้วยการใช้ "การเน้นข้อความนำหน้า" ร่วมกับลักษณะหัวเรื่อง ใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้เพื่อทำเครื่องหมายข้อความที่คุณต้องการจะรวมไว้ ใน TOC

ใช้การเน้นข้อความนำหน้ากับลักษณะหัวเรื่อง

1. เลือก ข้อความนำหน้าใดๆ ในเอกสารที่คุณต้องการจะรวมไว้ใน TOC ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะมีย่อหน้าที่มีข้อความนำหน้าเพื่อใช้นำข้อความส่วนที่เหลือใน ย่อหน้า ในย่อหน้าต่อไปนี้ หากคุณต้องการจะรวมคำนำหน้า "Widow and Orphan" ไว้ใน TOC ของคุณ เพียงแค่เลือกคำเหล่านี้ แล้วดำเนินการขั้นตอนต่อไป
   Widow and Orphan: widow เป็นบรรทัดสุดท้ายของย่อหน้าที่พิมพ์อยู่ที่ด้านบนของหน้ากระดาษ orphan เป็นบรรทัดแรกของย่อหน้าที่พิมพ์อยู่ที่ด้านล่างของหน้ากระดาษ
2. คลิกลูกศรแบบหล่นลงในกล่อง ลักษณะ บนแถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ แล้วเลือกหัวเรื่องที่คุณต้องการ
   
   หมายเหตุ ใน Word 2007 ให้คลิกลักษณะหัวเรื่องที่คุณต้องการในกลุ่ม ลักษณะ บนแท็บ หน้าแรก
3. คลิก ปรับปรุง TOC บนแถบเครื่องมือ เค้าร่าง เพื่อปรับปรุง TOC
   
   หมายเหตุ ใน Word 2007 ให้คลิก ปรับปรุงตาราง ในกลุ่ม สารบัญ บนแท็บ อ้างอิง
4. ในกล่องโต้ตอบ ปรับปรุงสารบัญ ให้คลิก ปรับปรุงตารางทั้งหมด แล้วคลิก ตกลง
   
   หมายเหตุ ใน Word 2007 ให้คลิก ปรับปรุงตารางทั้งหมด ในกล่องโต้ตอบ ปรับปรุงสารบัญ

หากคุณคลิก แสดง/ซ่อน บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน โปรดทราบว่าจะไม่มีอักขระพิเศษในย่อหน้าเพื่อระบุการเน้นข้อความนำหน้าที่ ใช้กับข้อความ อย่างไรก็ดี ข้อความที่ถูกจัดรูปแบบเป็นระดับหัวเรื่องจะปรากฏอยู่ใน TOC ของเอกสาร เพราะไม่มีการใช้ตัวทำเครื่องหมายย่อหน้าแบบซ่อน (hidden paragraph markers) หรือรายการอื่นๆ กระบวนการทั้งหมดจึงไม่ติดขัด Word จะใช้คุณลักษณะการเน้นชนิดใหม่ที่ชื่อ "ลักษณะอักขระที่เชื่อมโยง (Linked character styles)" ในการดำเนินการ

ลักษณะหัวเรื่องที่ใช้กับส่วนนำของเอกสารจะอยู่ในรูปลักษณะหัวเรื่อง แต่แท้จริงแล้วคือลักษณะอักขระที่เชื่อมโยง ใน Word 2002 และรุ่นหลังจากนี้ เมื่อคุณนำลักษณะย่อหน้าไปใช้กับชุดย่อยของย่อหน้า ลักษณะการทำงานต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น:

• ลักษณะอักขระแบบซ่อนถูกสร้างขึ้นโดยใช้คุณสมบัติอักขระเดียวกับลักษณะย่อหน้าที่ใช้อยู่
• มีการนำลักษณะอักขระไปใช้กับส่วนที่เลือก

หมายเหตุ: ลักษณะอักขระแบบซ่อนที่สร้างขึ้นด้วยลักษณะอักขระที่เชื่อมโยงจะปรากฏอยู่ในรายการแบบหล่นลง ลักษณะหากเปิดเอกสารและดูใน Word รุ่นก่อน ฟังก์ชันการทำงานของเครื่องหมายย่อหน้าพิเศษจะหายไปหากบันทึกเอกสารไว้ใน Word รุ่นก่อน

เมื่อต้องการดูลักษณะอักขระแบบซ่อน ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. บนเมนู รูปแบบ ให้คลิก เปิดเผยการจัดรูปแบบ
   
   บานหน้าต่างงาน เปิดเผยการจัดรูปแบบจะปรากฏขึ้น
   
   หมายเหตุ เมื่อต้องการเปิดบานหน้าต่างงาน เปิดเผยการจัดรูปแบบ ใน Word 2007 ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:
   1. คลิก ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบลักษณะ ในกลุ่ม ลักษณะ บนแท็บ หน้าแรก
   2. ในหน้าต่าง ลักษณะ ให้คลิก ตัวตรวจสอบลักษณะ
   3. คลิก เปิดเผยการจัดรูปแบบ
2. เลือกข้อความในเอกสารของคุณและสังเกตว่ารายละเอียดของการจัดรูปแบบที่ตรงกันปรากฏอยู่ในบานหน้าต่างงาน เปิดเผยการจัดรูปแบบ หรือไม่
3. เลือกข้อความที่มีการนำลักษณะอักขระมาใช้ และสังเกตว่าข้อความนั้นจะปรากฏเป็นลักษณะอักขระในบานหน้าต่าง เปิดเผยการจัดรูปแบบ ลักษณะที่มีการเชื่อมโยงจะปรากฏเป็น อักขระหัวเรื่อง ในบานหน้าต่างงาน เปิดเผยการจัดรูปแบบ ลักษณะอักขระที่แท้จริงจะยังคงซ่อนอยู่ในบานหน้าต่างงาน ลักษณะและการจัดรูปแบบ หรือรายการแบบหล่นลง ลักษณะ บนแถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ

สามารถใช้ลักษณะย่อหน้าใดๆ ก็ได้กับลักษณะอักขระที่มีการเชื่อมโยง สามารถสร้างลักษณะของย่อหน้าให้เหมือนกับลักษณะย่อหน้าในส่วนเนื้อหา แล้วจึงนำมาใช้กับส่วนของย่อหน้า ในกรณีนี้ ข้อความที่ใช้ในการสร้าง TOC อาจเป็นข้อความเดียวกับข้อความในย่อหน้า โดยสมมติว่าตัวเลือก TOC ได้รับการปรับเปลี่ยนเพื่อให้มีลักษณะที่เป็นข้อความนำหน้า

ใช้เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษกับลักษณะหัวเรื่อง

เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษเป็นคุณลักษณะใหม่ใน Word 2003 และ Word 2002 แท็กเครื่องหมายย่อหน้าพิเศษช่วยให้คุณสามารถดำเนินการดังต่อไปนี้:

• นำลักษณะหัวเรื่องมาใช้กับคำคำเดียวหรือวลีในย่อหน้าเพื่อให้คำหรือวลีนั้นๆ ปรากฏใน TOC
• รวมลักษณะสองประการไว้ในย่อหน้าเดียวเพื่อให้ย่อหน้าส่วนนำปรากฏอยู่ใน TOC
• นำระดับเค้าร่างไปใช้กับข้อความนำหน้าเพื่อให้มีเพียงข้อความนำหน้าที่ปรากฏอยู่ใน TOC
• นำระดับเค้าร่างไปใช้กับคำคำเดียวหรือวลีในย่อหน้าเพื่อให้มีเพียงคำหรือวลีนั้นปรากฏอยู่ใน TOC

เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษเป็นเครื่องหมายย่อหน้าแบบซ่อนที่ทำหน้าที่เป็นตัว แยกระหว่างลักษณะต่างๆ ที่ใช้ในเอกสาร เมื่อต้องการกำหนดให้เห็นเครื่องหมายย่อหน้าพิเศษ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ที่เมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือก
2. บนแท็บ มุมมอง ให้คลิก ทั้งหมด ภายใต้ เครื่องหมายการจัดรูปแบบ

ก่อนที่คุณจะสามารถใช้คุณลักษณะเครื่องหมายย่อหน้าพิเศษได้ คุณจะต้องเพิ่มปุ่ม เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษ ที่แถบเครื่องมือของคุณก่อน

1. คลิก กำหนดเอง บนเมนู เครื่อ‏งมือ
2. คลิกแท็บ คำสั่ง แล้วคลิก คำสั่งทั้งหมด ในรายการ ประเภท
3. ค้นหา InsertStyleSeparator ในรายการ คำสั่ง แล้วลากไปยังแถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ คลิก ปิด

หมายเหตุเมื่อต้องการเพิ่มปุ่ม เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษ ที่แถบเครื่องมือใน Office Word 2007 ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก ตัวเลือก Word
2. คลิก กำหนดเอง
3. ในรายการ เลือกคำสั่งจาก ให้คลิก คำสั่งทั้งหมด
4. ในรายการคำสั่ง ให้คลิก เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษ คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ตกลง

แทรกเครื่องหมายย่อหน้าพิเศษก่อนที่คุณจะนำลักษณะหัวเรื่องไปใช้กับข้อความ ของคุณ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้วิธีการใดวิธีการหนึ่งต่อไปนี้

วิธี A: ใช้เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษเพื่อเพิ่มคำคำเดียวหรือวลีในย่อหน้าไปที่ TOC

1. เมื่อคุณพิมพ์ และพบคำหรือวลีในย่อหน้าที่คุณต้องการจะใส่ไว้ใน TOC ให้คลิกที่ปุ่ม เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษ เมื่อคุณคลิกที่ปุ่ม เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษ จุดแทรกจะย้ายไปอยู่ที่ด้านขวาของเครื่องหมายดังกล่าวเพื่อให้คุณสามารถพิมพ์ต่อได้
2. พิมพ์คำหรือวลีที่คุณต้องการจะเพิ่มไว้ใน TOC แล้วคลิกที่ปุ่ม เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษ อีกครั้ง
3. เลือกคำหรือวลีที่คุณต้องการจะเพิ่มไว้ใน TOC คลิกที่ลูกศรแบบหล่นลงในกล่อง ลักษณะ บนแถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ แล้วเลือกหัวเรื่องที่คุณต้องการ

คำหรือวลีที่อยู่ระหว่างเครื่องหมายย่อหน้าพิเศษทั้งสองแบบจะปรากฏอยู่ใน TOC

วิธี B: แทรกเครื่องหมายย่อหน้าพิเศษระหว่างย่อหน้าที่มีอยู่สองย่อหน้า

คุณสามารถใช้เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษระหว่างย่อหน้าที่มีอยู่สองย่อหน้า เพื่อให้ย่อหน้าแรกเป็นข้อความนำและปรากฏอยู่ใน TOC และย่อหน้าที่สองเป็นส่วนที่เหลือของข้อความและไม่ปรากฏอยู่ใน TOC โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. สร้างข้อความสองย่อหน้า วางข้อความที่คุณต้องการจะให้ปรากฏใน TOC ในย่อหน้าแรก และวางส่วนที่เหลือของข้อความในย่อหน้าที่สอง
2. วางจุดแทรกในย่อหน้าที่หนึ่ง แล้วคลิกปุ่ม เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษ
   
   ย่อหน้า ทั้งสองจะรวมกันเป็นย่อหน้าเดียวด้วยการแปลงเครื่องหมายย่อหน้าที่ท้าย ย่อหน้าแรกให้เป็นเครื่องหมายย่อหน้าพิเศษ ในตอนนี้ คุณจะมีย่อหน้าที่รวมกันเป็นย่อหน้าเดียว ซึ่งจะปรากฏเป็นสองย่อหน้าในมุมมองเค้าร่าง แต่จะพิมพ์เป็นย่อหน้าเดียว
3. เลือกข้อความที่ด้านซ้ายของเครื่องหมายแบ่งย่อหน้า แล้วคลิกลูกศรแบบหล่นลงในกล่อง ลักษณะ บนแถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ แล้วเลือกหัวเรื่องที่คุณต้องการ

TOC จะแสดงส่วนนำ (ย่อหน้าแรก) ที่ได้รับการจัดรูปแบบด้วยลักษณะหัวเรื่อง

หมายเหตุ: เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษเป็นฟอร์มแบบพิเศษของเครื่องหมายย่อหน้าแบบซ่อน ดังนั้น เอกสารที่มีเครื่องหมายย่อหน้าพิเศษที่สร้างขึ้นใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่าจะปรากฏอยู่ในรูปแบบเดียวกับใน Word 2000 และใน Microsoft Word 97 เว้นแต่วาคุณจะคลิก ทั้งหมด ภายใต้ เครื่องหมายการจัดรูปแบบ หากคุณคลิก ทั้งหมด ภายใต้ เครื่องหมายการจัดรูปแบบ ใน Word รุ่นก่อน เครื่องหมายย่อหน้าพิเศษแบบซ่อนจะปรากฏเป็นเครื่องหมายย่อหน้าแบบปกติ และเอกสารจะถูกแบ่งหน้าใหม่

เมื่อคุณใช้ Word รุ่นก่อนเพื่อดูเอกสารที่มีเครื่องหมายย่อหน้าพิเศษซึ่งถูกสร้างใน Word 2002 และใน Word รุ่นต่อมา อย่าคลิกที่ ทั้งหมด ภายใต้ เครื่องหมายการจัดรูปแบบ

การลบหัวเรื่องออกจากสารบัญ

หากคุณต้องการลบหัวเรื่องออกจาก TOC คุณสามารถนำลักษณะย่อหน้าแบบใหม่ไปใช้กับข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้:

1. เลือกข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้ แล้วคลิกลูกศรแบบหล่นลงในกล่อง ลักษณะ บนแถบเครื่องมือ การจัดรูปแบบ แล้วเลือกหัวเรื่องที่คุณต้องการ (คลิก ปกติ เพื่อลบลักษณะหัวเรื่อง)
2. คลิก ปรับปรุง TOC บนแถบเครื่องมือ เค้าร่าง เพื่อปรับปรุง TOC
   
   หมายเหตุ ใน Word 2007 ให้คลิก ปรับปรุงตาราง ในกลุ่ม สารบัญ บนแท็บ อ้างอิง
3. ในกล่องโต้ตอบ ปรับปรุงสารบัญ ให้คลิก ปรับปรุงตารางทั้งหมด แล้วคลิก ตกลง
   
   หมายเหตุ ใน Word 2007 ให้คลิก ปรับปรุงตารางทั้งหมด ในกล่องโต้ตอบ ปรับปรุงสารบัญ

หมายเหตุ: ด้วยการนำลักษณะย่อหน้าที่ต้องการไปใช้กับย่อหน้าทั้งหมด คุณจะไม่ต้องลบลักษณะเดิมออก คุณต้องเลือกข้อความที่แน่นอนเพราะข้อความที่เลือกจะไปปรากฏอยู่ใน TOC แล้วจึงนำลักษณะใหม่นี้ไปใช้

อ้างอิง : http://support.microsoft.com/gp/topkbs/th